Các khoản thu – chi rõ ràng khi cho thuê qua 168Property

Quản lý cho thuê căn hộ không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm khách thuê mà còn đòi hỏi sự minh bạch trong từng khoản thu – chi. Với dịch vụ quản lý cho thuê của 168Property, chủ nhà có thể theo dõi các khoản thanh toán, chi phí vận hành và những phát sinh liên quan đến căn hộ một cách rõ ràng, thuận tiện hơn.

Với dịch vụ quản lý căn hộ của 168 Property, các khoản thu hộ, chi hộ và phí dịch vụ được tổng hợp trong báo cáo quyết toán định kỳ, giúp chủ nhà theo dõi tình hình tài chính và chủ động hơn trong quá trình quản lý tài sản.

1. Các khoản thu hộ khi cho thuê căn hộ

Trong quá trình vận hành và quản lý cho thuê căn hộ , đơn vị quản lý có thể thay mặt chủ nhà tiếp nhận các khoản thanh toán theo hợp đồng và phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận. Tùy từng căn hộ, các khoản thu hộ có thể bao gồm:

• Tiền thuê căn hộ sẽ được thu theo tháng, quý hoặc kỳ thanh toán được quy định trong hợp đồng.
• Tiền đặt cọc sẽ tiếp nhận tiền cọc khi khách thuê ký hợp đồng và theo dõi số dư trong thời gian thuê.
• Chi phí tiện ích bao gồm: Tiền điện, nước, gas căn cứ theo mức sử dụng thực tế.
• Phí quản lý tòa nhà sẽ thu từ khách thuê nếu hợp đồng quy định khách thuê chịu khoản phí này.
• Các dịch vụ đi kèm như: Internet, truyền hình cáp và phí gửi xe theo thỏa thuận.
• Phí cấp lại thẻ từ, chìa khóa sẽ áp dụng khi phát sinh theo quy định liên quan.
• Khoản bồi thường hư hỏng: Tiếp nhận khi có căn cứ xác định trách nhiệm và mức bồi thường theo hợp đồng.

Việc phân loại các khoản thu giúp chủ nhà phân biệt tiền thuê với những khoản thu hộ có mục đích thanh toán riêng. Đặc biệt, tiền đặt cọc cần được theo dõi riêng, tránh nhầm lẫn với doanh thu cho thuê hoặc số tiền thực nhận trong kỳ.

2. Chi hộ và hỗ trợ vận hành căn hộ

Bên cạnh việc thu tiền, đơn vị quản lý còn có thể hỗ trợ chủ nhà thanh toán chi phí định kỳ và xử lý các công việc phát sinh trong quá trình khách thuê sinh sống.

Các khoản chi hộ và công việc hỗ trợ có thể bao gồm:

• Phí quản lý tòa nhà: Thanh toán cho ban quản lý theo quy định áp dụng.
• Hóa đơn tiện ích: Thanh toán tiền điện, nước, internet và các dịch vụ liên quan theo thỏa thuận.
• Sửa chữa căn hộ: Phối hợp xử lý hư hỏng theo báo giá đã được chủ nhà phê duyệt.
• Bảo dưỡng thiết bị: Bảo dưỡng máy lạnh, máy nước nóng và các thiết bị theo kế hoạch.
• Vệ sinh căn hộ: Vệ sinh trước khi bàn giao cho khách thuê hoặc sau khi khách trả căn.
• Mua sắm, thay thế nội thất: Thực hiện theo nhu cầu thực tế và sau khi được chủ nhà chấp thuận.
• Hỗ trợ kê khai, nộp thuế: Thực hiện theo phạm vi dịch vụ được thỏa thuận.
• Hỗ trợ bảo hiểm: Tư vấn hoặc phối hợp thực hiện các thủ tục bảo hiểm phù hợp với thỏa thuận dịch vụ.
• Quyết toán tiền đặt cọc: Đối chiếu các khoản liên quan và hỗ trợ hoàn cọc khi kết thúc hợp đồng theo điều khoản đã thống nhất.

Đối với các khoản sửa chữa hoặc mua sắm thiết bị, việc thống nhất báo giá và phê duyệt trước giúp chủ nhà kiểm soát ngân sách, đồng thời nắm rõ mục đích sử dụng tiền. Bảng kê và chứng từ liên quan cũng là cơ sở để kiểm tra, đối soát các khoản chi phát sinh.

3. Các loại phí dịch vụ quản lý căn hộ

Để đánh giá hiệu quả khai thác tài sản, chủ nhà cần phân biệt chi phí vận hành căn hộ với phí trả cho đơn vị quản lý. Mỗi loại phí tương ứng với một nhóm công việc cụ thể và có điều kiện áp dụng riêng.

Nhóm phí	Phạm vi dịch vụ
Phí quản lý căn hộ	Thu hộ, chi hộ, chăm sóc khách thuê, xử lý sự cố và báo cáo định kỳ
Phí tìm khách thuê	Chụp ảnh, đăng tin, dẫn khách xem căn hộ, đàm phán và chuẩn bị hợp đồng
Phí gia hạn hợp đồng	Đàm phán giá thuê mới và chuẩn bị phụ lục gia hạn
Phí kê khai thuế thay	Hỗ trợ kê khai, nộp thuế cho thuê tài sản theo phạm vi dịch vụ

Mức phí và điều kiện áp dụng cần được xác nhận theo bảng phí, hợp đồng dịch vụ và thỏa thuận giữa chủ nhà với 168 Property. Việc làm rõ các hạng mục ngay từ đầu giúp chủ nhà hiểu khoản phí được tính cho công việc nào, tránh nhầm lẫn giữa phí quản lý và chi phí vận hành thực tế.

4. Báo cáo quyết toán hàng tháng giúp kiểm soát dòng tiền

Báo cáo quyết toán là cơ sở để chủ nhà theo dõi các khoản thu, chi và xác định số tiền được chuyển về sau mỗi kỳ. Theo quy trình dịch vụ được giới thiệu, 168 Property tổng hợp các khoản phát sinh trong tháng để chủ nhà thuận tiện kiểm tra và đối chiếu.

Công thức xác định số tiền chuyển cho chủ nhà được thể hiện như sau:

Số tiền chuyển chủ nhà = Tổng thu hộ – Tổng chi hộ – Phí dịch vụ 168 Property

Trong đó:

• Tổng thu hộ: Các khoản tiền đã thu thay chủ nhà trong kỳ quyết toán.
• Tổng chi hộ: Các khoản đã chi cho hoạt động vận hành theo phạm vi được thống nhất.
• Phí dịch vụ: Phí quản lý và các khoản phí dịch vụ áp dụng theo thỏa thuận.

Cách tổng hợp này giúp chủ nhà nhìn rõ những khoản cấu thành số tiền thực nhận, thay vì chỉ theo dõi số tiền cuối cùng được chuyển về.

Tùy theo quy trình và phạm vi dịch vụ, báo cáo có thể đi kèm các nội dung như:

• Bảng kê chi tiết từng khoản thu, chi theo căn hộ.
• Chứng từ liên quan như hóa đơn điện nước, phí quản lý, báo giá và biên bản nghiệm thu sửa chữa.
• Số dư tiền đặt cọc đang giữ và tình hình quyết toán.
• Số liệu lũy kế từ đầu năm để theo dõi tình hình tài chính.
• Báo cáo kiểm tra căn hộ định kỳ sáu tháng một lần, kèm hình ảnh hiện trạng.

Những dữ liệu này hỗ trợ chủ nhà kiểm tra khoản phát sinh, lưu trữ hồ sơ và theo dõi tình trạng tài sản trong quá trình cho thuê.

5. Minh bạch thu – chi mang lại lợi ích gì cho chủ nhà?

Quản lý cho thuê căn hộ và quản lý dòng tiền rõ ràng không chỉ giúp chủ nhà biết mình nhận được bao nhiêu tiền sau mỗi kỳ, mà còn hỗ trợ đánh giá hiệu quả khai thác căn hộ trong dài hạn.

Kiểm soát dòng tiền: Theo dõi nguồn thu, các khoản chi và số tiền thực nhận sau quyết toán.

Theo dõi chi phí vận hành: Nắm được các khoản thanh toán định kỳ cũng như chi phí sửa chữa, bảo dưỡng khi phát sinh.

Quản lý tiền đặt cọc: Theo dõi riêng số dư tiền cọc và việc quyết toán khi hợp đồng thuê kết thúc.

Lưu trữ chứng từ: Có cơ sở đối chiếu, rà soát các khoản thu chi liên quan đến căn hộ.

Giảm bớt công việc hành chính: Hạn chế việc chủ nhà phải trực tiếp thu tiền, thanh toán hóa đơn, tìm đơn vị sửa chữa hoặc xử lý từng vấn đề vận hành.

Đối với chủ nhà sở hữu nhiều căn hộ hoặc không thường xuyên có mặt tại TP.HCM, việc có một đầu mối quản lý và hệ thống báo cáo thống nhất có thể giúp quá trình theo dõi tài sản thuận tiện hơn.

6. 168 Property – Đồng hành trong quản lý và vận hành căn hộ cho thuê

Quản lý căn hộ cho thuê đòi hỏi sự phối hợp giữa thu tiền, thanh toán chi phí, chăm sóc khách thuê, xử lý sự cố và theo dõi tình trạng tài sản. Một quy trình quản lý rõ ràng giúp chủ nhà nắm được tình hình vận hành, kiểm soát các khoản phát sinh và có thêm cơ sở đưa ra quyết định phù hợp.

Với dịch vụ quản lý căn hộ, 168 Property hỗ trợ chủ nhà trong các công việc thu hộ, chi hộ, phối hợp vận hành và báo cáo quyết toán định kỳ. Các khoản sửa chữa hoặc mua sắm thiết bị được thực hiện theo báo giá đã được chủ nhà phê duyệt; báo cáo được tổng hợp cùng bảng kê và chứng từ liên quan theo quy trình dịch vụ.

Nếu đang tìm kiếm giải pháp quản lý căn hộ cho thuê chuyên nghiệp, chủ nhà có thể liên hệ 168 Property để được tư vấn về phạm vi công việc, quy trình quản lý và các khoản phí phù hợp với nhu cầu thực tế.

Hãy liên hệ 168Property ngay hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội đầu tư tại thị trường BDS Hồ Chí Minh!

• Website:168property.vn
• Hotline tư vấn: 0932.698.168
• Email: info@168property.vn